Dieser Beitrag beschreibt die Verwaltung geteilter Daten in first 365 box. Durch die Markierungen in den Bildern erhalten Sie jeweils eine Orientierungshilfe.

Verwaltung der eigenen geteilten Daten

Um die von Ihnen geteilten Daten zu verwalten, melden Sie sich auf https://box.first365.net mir Ihrem Benutzer an.

Nach der Anmeldung finden Sie auf der linken Seite eine Auswahl diverser Optionen. Durch einen Klick auf die Kategorie „Shared files/folders“ öffnet sich eine Übersicht mit allen von Ihnen geteilten Dateien und Ordnern.

Möchten Sie zur Übersicht gelangen, mit wem Sie eine Datei oder einen Ordner geteilt haben, fahren Sie mit der Maus über eine der geteilten Dateien/Ordner. Es erscheint eine Auswahl von vier Optionen. Klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten ganz rechts und es öffnet sich ein Menü mit weiteren Optionen. Klicken Sie auf „More Info“.

Danach öffnet sich ein kleines Fenster mit verschiedenen Informationen bezüglich der Datei. Klicken Sie nun auf der rechten Seite des kleinen Fensters auf „Edit“ . Achten Sie darauf, dass Sie auf das richtige „Edit“ klicken (siehe Abbildung unten).

Nun erscheint die Übersicht, mit welchen Personen Sie die ausgewählte Datei/Ordner geteilt haben. Sie sehen z.B. auch Informationen, wann der Zugriff auf die Datei/Ordner endet (Expiration). Weiter können Sie hier die Freigabe beenden/löschen.

Sie haben auf der rechten Seite auch die Möglichkeit, die Datei/Ordner mit weiteren Personen zu teilen oder einen öffentlichen Link zu generieren, mit dem dann weitere Personen auf diese Datei/Ordner zugreifen können.

Verwalten von geteilten Dateien der ganzen Firma

Den Zugriff auf die Übersicht aller geteilten Dateien/Ordner (also auch Dateien/Ordner, welche durch andere Benutzer Ihrer Firma geteilt wurden) setzt zusätzliche Rechte voraus. Falls Sie diese nicht besitzen, wenden Sie bitte an den IT-Verantwortlichen Ihrer Firma.

Melden Sie sich auf https://box.first365.net an und klicken Sie danach auf der rechten Seite auf das Zahnrad-Symbol, um auf die Konfigurationsübersicht zu gelangen.

Klicken Sie danach auf der linken Seite auf das Symbol mit den vier Strichen, um ein weiters Menü zu öffnen, und klicken Sie dann auf „Reports“.

Um die Übersicht aller geteilten Dateien/Ordner zu öffnen und verwalten zu können, klicken Sie auf den Reiter „Shared Objects“ (siehe Abbildung unten).

Die Einträge dieser Übersicht sind wie folgt aufgebaut:

  • Dunkelblau: Namen der geteilten Datei/Ordner respektive deren Verzeichnis
  • Orange: E-Mail Adresse der Person, welche die Datei/Ordner geteilt hat
  • Grün: E-Mail Adressen der externen Benutzer (Gast Benutzer), mit welchen die Datei/Ordner geteilt wurde.
    Zusätzlich sehen Sie hier auch die Berechtigungen, welche ein externer Benutzer auf diese Datei/Ordner besitzt (Permissions, also z.B. Lese- oder Schreibrechte) und wie lange diese externeen Benutzer Zugriff darauf haben (Expiration)

Um den Zugriff für einen externen Benutzer auf einen Ordner/Datei zu entfernen, klicken auf das Mülleimer-Symbol.

Bei Fragen oder Unklarheiten stehen wir Ihnen am Service Desk gerne zur Verfügung.