Dieser Beitrag befasst sich mit dem Versenden von verschlüsselten E-Mails mit SeppMail. Das Versenden von verschlüsselten E-Mails mit SeppMail funktioniert auch ohne die Hilfe des Add-In, jedoch erleichtert das Add-In Ihnen die Anwendung von SeppMail. Aus diesem Grund werden Sie in diesem Beitrag Schritt für Schritt durch die Anwendung mit Add-In sowie auch durch die Anwendung ohne Add-In geführt.

Anwenden des Add-In

In diesem Kapitel wird davon ausgegangen, dass Sie das Add-In bereits installiert haben. Falls dies noch nicht der Fall sein sollte, dann finden Sie in diesem Beitrag eine Installationsanleitung .

Sobald Sie das Add-In installiert haben und zum ersten Mal ein neues E-Mail erfassen möchten, werden Ihnen ziemlich schnell die neuen SeppMail Funktionen oben links auffallen.

Sobald die Buttons in einem dunklen grau leuchten, dann ist jeweils diese Funktion aktiviert. Die Auswahl an Funktionen können, je nachdem welche Einstellungen Sie bei der Installation gesetzt haben, varrieren. Wenn die Funktionen aktiviert sind (dunkel-grau leuchten), dann können Sie ganz normal ein Mail schreiben und SeppMail wird dies dann automatisch beim versenden verschlüsseln.

Durch einen einfachen Links-Klick auf die jeweilige Funktion wird diese deaktivieren. Sie können somit „Encrypt“ deaktivieren um ein E-Mail unverschlüsselt zu versenden oder auch „Encrypt with read receipt“ deaktivieren um die Benachrichtigung zu deaktivieren, die Sie erhalten würden sobald er Empfänger das E-Mail geöffnet und gelesen hat.

 

Verschlüsselte E-Mails ohne Add-In und Einstellungen senden

Sie können die E-Mails auch verschlüsselt versenden ohne das SeppMail Add-In installiert zu haben. Dies ist mit einer kleinen Änderung im Betreff des E-Mails möglich. Um das E-Mail verschlüsselt zu versenden, müssen Sie vor Ihrem eigentlich Betreff “ [encrypt] “ ergänzen.

Durch das Hinzufügen von [encrypt] wird das E-Mail nun verschlüsselt versendet werden. Die Installation des Add-In erspart Ihnen das Ergänzen des Betreff bei jedem Mail welches verschlüsselt versendet werden soll. Wenn Sie das Mail mit [encrypt] versenden, ist jedoch der sonstige Ablauf exakt das Gleiche wie wenn Sie es mit dem Add-In verschlüsselt versenden.

 

Verschlüsselte E-Mails durch Outlook Einstellungen

Eine weitere Art das Mail zu verschlüsseln ohne das Plugin zu installieren, ist durch das Setzten einer kleinen Einstellung bei dem Versenden des E-Mails.

Diese Einstellung finden Sie, indem Sie auf das kleine Pfeilchen in der unteren rechten Ecke in der Kategorie „Tags“ klicken. Welche Symbole zu welcher Kategorie gehören, sehen Sie immer unterhalb der verschiedenen Symbolen. (Siehe Bild)

Durch das Klicken auf das kleine Pfeilchen, wird sich ein weiteres Fenster mit verschiedenen Einstellungen öffnen. Einer dieser Einstellungen ist „Sensitivity“ welche bei Ihnen auf „Normal“ gesetzt ist. Diese Einstellung muss nun auf „Confidental“ geändert werden.

Nachdem Sie die Einstellung auf „Confidental“ geändert haben, können Sie das Fenster durch den Button „Close“ unten rechts schliessen. Sobald Sie das E-Mail nun absenden, wird dies automatisch verschlüsselt und somit gesichert versendet.

Wichtig: Diese Einstellungen müssten Sie jedoch bei jedem neuen Mail erneut setzten, da diese Einstellung nur immer für das spezifische E-Mail gültig ist.

 

Wichtig! Nach dem Senden des E-Mails

Wenn Sie das erste Mal an eine bestimmte Adresse ein verschlüsseltes E-Mail versenden, dann erhalten Sie ein Mail von SeppMail welches ein Passwort für den Empfänger Ihres E-Mails enthält. Dieses Passwort müssen Sie dem Empfänger mitteilen, damit dieser Ihr verschlüsseltes E-Mail schlussendlich lesen kann. Am einfachsten können Sie das Passwort übermitteln, indem Sie auf den Link „SMS senden“ in dem selben Mail klicken oder das Passwort per Telefon an der Person mündlich mitteilen. Es ist jedoch strengstens empfohlen, dass Passwort nicht via E-Mail an die Person zu senden, da dies ein grosses Sicherheitsrisiko sein kann!

Mit diesem Link werden Sie auf eine Webseite geleitet, auf welcher Sie die SMS Nummer des Empfängers Ihres verschlüsselten E-Mails eingeben können.

Somit wird dann automatisch ein SMS mit dem Passwort an den Empfänger gesendet und dieser kann dann das E-Mail lesen. Mit diesem letzten Schritt sollte der Empfänger nun keine Schwierigkeiten mehr haben Ihr verschlüsseltes E-Mail zu lesen. Falls Sie das Vorgehen des Empfängers anschauen möchten oder falls ein Empfänger Schwierigkeiten mit dem Lesen des E-Mails hat, dann können Sie HIER das genaue Informationen zu dem Vorgehen des Empfängers einsehen.

 

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